名刺を適切に保管・管理することで、業務の属人化を防止できるほか、ビジネスチャンスを広げることができます。この記事では、名刺の保管方法や各保管方法のメリット・デメリットについて解説しています。
名刺をもっと活用したいものの、どこにどの名刺があるのかわからない、社内で名刺情報をうまく共有できていないといった方はぜひ参考にしてください。
名刺を保管することの重要性
名刺の保管・管理は、顧客情報を適切に把握するためにも、ビジネスチャンスを逃さないためにも重要なものです。
名刺が適切に保管・管理できていないと、担当者以外が顧客情報を把握していない、いわゆる属人化した状況となる可能性があります。
そうなると、担当者が不在の時に、顧客からの問い合わせがあっても対応できない恐れがあるでしょう。また、名刺が社内のあちこちにある状態だと、必要なときに必要な名刺が見つからず、探すだけで時間がかかってしまうことも考えられます。このような事態は、ビジネスチャンスを逃すことにもつながりかねません。
一方で、名刺の保管・管理が適切にできていれば、例えば、名刺を持っている営業担当者を経由して新たな取引先を紹介してもらえるかもしれません。
名刺の保管方法
名刺の保管方法にはいくつかの方法があります。ここでは具体的にどのような方法があるのか解説します。アナログで保管する場合、デジタルで保管する場合それぞれを取り上げているため、ぜひ参考にしてください。
名刺ホルダー
もっともシンプルな保管方法が、名刺ホルダーを利用するものです。ホルダーに名刺を入れることで名刺を管理します。並べ方は自分の使いやすいようにアレンジ可能です。
なお、名刺ホルダーには、以下のようなものがあります。
・回転式名刺ホルダー：机の上に置くタイプのホルダー
・ファイル式名刺ホルダー：各ページに名刺を収納するタイプのホルダー
・バインダー式名刺ホルダー：収納ポケットに名刺を差し込むタイプのホルダー
名刺ホルダーを利用した保管方法は、名刺を定期的に管理できる人におすすめです。
名刺ボックス
名刺ボックスは、専用ボックスを使って名刺を保管する方法です。ボックスにまとめて名刺を入れられるため、大量の名刺を持っている場合などにおすすめの方法だといえます。
保管する際は、インデックスを用意することでどこにどの名刺があるのか把握でき、管理しやすくなります。
ノート
ノートにもらった名刺を貼り付けて保管することもできます。企業別や業種別などでノートを分けることもできるなど、自由度の高い保管方法だといえるでしょう。また、ノートの余白部分にはメモ書きができるため、例えば名刺交換をした時にどういった話をしたのかメモしておくことで、次回会う際の参考になるでしょう。
ただし、名刺の数が多くなるとノートの冊数も増えるため、将来的に管理が面倒になる可能性があります。
スキャナ
コピー機のスキャナ機能を使って名刺をデータ化したうえで保管するという方法です。スキャンすることで名刺を物理的に管理する必要がなくなるため、省スペースな方法だといえます。そのため、大量の名刺を管理する際などにも役立つでしょう。
一方で、スキャナの文字認識の精度が低いとやり直ししなければならないため手間となります。
エクセル
エクセルに名刺データを入力することで名刺情報を管理することも可能です。こちらの方法も名刺をデータとして管理できるため、保管スペースが不要となります。エクセルは多くの企業で利用されているソフトであるため、導入時の手間もかかりません。
ただし、人出で情報を入力するため、入力ミスが発生する恐れがあります。
名刺管理ソフト
名刺管理ソフトとは、その名の通り名刺を管理するためのソフトのことです。スキャナやスマートフォンから名刺を取り込んでデータ化したうえでソフト上で管理します。1つのソフトに全ての名刺情報を集約できるため、社内共有をしやすい点が特徴です。
また、ソフトによっては、スマートフォンからアクセスできるものもあり、外出先で名刺情報を確認することもできます。
名刺保管方法のメリットデメリット
ここでは名刺の保管方法のメリット・デメリットについて紹介します。アナログで管理する場合とデジタルで管理する場合のそれぞれのケースを取り上げているためぜひ参考にしてください。
アナログの場合
アナログの場合、コストを抑えて保管・管理を行える点がメリットです。例えば名刺ホルダーやノートで保管するとしても、ホルダーやノート自体の価格は決して高くありません。また、管理する名刺の枚数が少ない場合は、効率的な管理が可能です。
一方で、アナログの場合紛失のリスクを伴うこととなります。例えば名刺ホルダーを外出の際に持ち出し、紛失してしまうケースもあるでしょう。また、物理的に管理されるため、名刺の共有を行いにくい点もデメリットとなります。さらに、デジタルで管理する場合とは異なり、検索することもできないため、名刺を探す際に時間がかかってしまいます。
デジタルの場合
デジタルの場合、名刺を検索できる点がメリットです。例えば社名や担当者名、業種などで絞ったうえで検索すれば、必要な名刺にすぐにアクセスできるでしょう。また、スマートフォンから利用できる名刺管理システムであれば、場所に関係なく名刺を確認できます。
さらに、クラウドを活用したシステムであれば、社内での共有も簡単に行えます。そのほかにも、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客情報管理システム）と連携し、名刺情報を活用することもできるなど、業務効率化も期待できるでしょう。
一方で、システムを導入して管理する場合、コストがかかってしまいます。また、スキャンして名刺を保管する場合、スキャン作業に時間を取られることとなるため、一時的に業務が止まってしまう恐れもあるでしょう。
名刺を保管する際のポイント
名刺を保管する際は、後になって必要な名刺にすぐにアクセスできるようにすることが大切です。例えばアナログな方法で管理する場合、属性や五十音順、業界、業種、企業別で分類することでアクセスしやすくなります。また、インデックスをつけておくことも大切です。そのほかにも、名刺を交換した日付順に保管するという方法もあります。この場合、名刺交換をした日付を名刺に直接記入しておきましょう。
保管方法はさまざまであるため、自分が使いやすい保管方法を選んでください。
まとめ
今回は、名刺を管理することの重要性や名刺の保管方法、各保管方法のメリット・デメリットなどを紹介しました。名刺を適切に保管・管理することで業務の属人化を防ぐことができるほか、ビジネスチャンスを広げることもできます。保管する場合、アナログ・デジタルそれぞれにさまざまな方法があるため、自分にあったものを選んでください。
営業担当者など、名刺交換を頻繁に行う場合、名刺を作成しやすくしておくことが大切です。
法人e名刺は、印刷会社とのやりとりが不要となっており、スムーズに名刺を作成することが可能です。名刺データの編集や文字校正はオンライン上でできるため、手間がかかりません。発注の翌営業日には発送され、複数拠点へ発送にも対応している点も嬉しいポイントです。
追加注文も過去の名刺データを使って簡単に行えるため、名刺作成を効率よく行いたい方はぜひ利用を検討してみてください。