秋は展示会やイベントが増え、多くの企業にとって新たな取引先や見込み顧客と接点を持つ機会が増える時期です。
短時間で多くの来場者と名刺交換することもあるため、当日に名刺が不足しないよう、事前に十分な枚数を準備しておく必要があります。
また、在庫だけでなく、氏名や部署、役職、連絡先などの記載内容を見直し、参加する担当者ごとに必要な枚数をそろえることも大切です。この記事では、展示会に向けた名刺の準備や発注で押さえておきたいポイントについて解説します。
展示会では名刺を多めに準備することが大切
秋は展示会やイベントが多く開催されるシーズンです。
多くの企業が新たな取引先や見込み顧客との接点づくりを目的に出展するため、通常の営業活動よりも名刺交換の機会が増える傾向があります。
展示会では、短時間で多くの来場者と商談や情報交換を行うことも少なくありません。名刺は自社や担当者の情報を伝えるだけでなく、その後の商談や問い合わせにつながる重要なツールです。
しかし、十分な枚数を準備していないと、途中で名刺が足りなくなり、せっかく興味を持ってくれた来場者と連絡先を交換できない可能性があります。特に複数日にわたる展示会では、想定以上の来場者が訪れ、途中で在庫が尽きることも考えられます。名刺切れは、商談や新たな取引につながる機会を逃す原因にもなりかねません。
そのため、展示会前には現在の在庫を確認したうえで、想定来場者数や名刺交換数、参加するスタッフ数、出展日数などを踏まえて必要枚数を見積もることが大切です。感覚だけで枚数を決めるのではなく、過去の出展実績なども参考にしながら、予備を含めて余裕を持って準備しておきましょう。
展示会前に確認したい名刺準備のポイント
展示会で名刺交換の機会を逃さないためには、事前の準備が欠かせません。ここでは、展示会前に確認しておきたい名刺準備のポイントを紹介します。
名刺の記載内容を見直す
展示会に向けて名刺を準備する際は、氏名や部署、役職に変更がないか確認しましょう。電話番号やメールアドレスなどの連絡先に誤りがないか見直すことも大切です。
展示会では初めて会う相手と名刺交換する機会が多いため、自社の事業内容や担当業務がわかりやすく伝わる内容にしておく必要があります。必要に応じて、自社サイトやサービスページへアクセスできるQRコードを掲載するのも有効です。
また、表面は通常の名刺デザインのまま、裏面に展示会向けの情報を加える方法もあります。展示会名やブース名を記載しておけば、相手が後から名刺を見返した際に、どこで交換したのか思い出しやすくなります。来場者限定の特典を用意し、その案内ページにつながるQRコードを載せるのもひとつの方法です。
担当者ごとに名刺を準備する
展示会には、営業担当者だけでなく、技術担当者や採用担当者など、複数の部署からスタッフが参加する場合があります。そのため、参加者全員の名刺在庫を事前に確認しておくことが大切です。
担当する役割によって名刺交換の機会は異なるため、来場者との接点が多い担当者には、ほかのスタッフより多めに用意しておくと安心です。また、異動や役職変更があった担当者は、古い情報のままになっていないか確認し、必要に応じて早めに修正・発注しておきましょう。
名刺は余裕を持って発注しよう
展示会に使用する名刺は、余裕を持って発注することが大切です。氏名や部署、役職などの修正が必要な場合は、社内での確認にも時間がかかる可能性があります。さらに、印刷や配送に必要な日数も考慮しなければなりません。
展示会直前に不足が判明しても、追加発注が当日までに間に合わないことがあります。また、直前に参加スタッフが追加され、新たに名刺が必要になるケースも考えられます。
秋の展示会シーズンには、複数のイベントへ続けて出展する企業もあるでしょう。一度の展示会で必要な枚数だけでなく、その後の出展予定も踏まえて在庫を確認し、早めに発注しておくと安心です。
展示会に向けて名刺を準備するなら法人e名刺
展示会に備えて名刺を多めに用意する際は、必要な枚数を無駄なく、余裕を持って発注できるサービスを選ぶことが大切です。「法人e名刺」は月額利用料がかからず、50枚から印刷できるため、必要なときに必要な分だけ注文できます。また、注文日の翌営業日発送に対応しており、追加の名刺が必要になった場合にもスムーズに準備しやすいのが特徴です。
インターネット環境があれば利用でき、専用ソフトをインストールする必要もありません。オフィスだけでなく、自宅や離れた拠点からも名刺を発注できます。
氏名や部署、役職などに変更があった場合は、編集画面から修正し、仕上がりを確認したうえで発注可能です。入力から校正、発注までをWeb上で進められるため、印刷会社とのやり取りにかかる手間も抑えられます。
前回発注した名刺データは一元管理されており、必要になった際は簡単に追加発注できます。発注履歴や進捗もWeb上で確認できるほか、複数拠点への発送にも対応しています。展示会に参加する複数の担当者分を効率よく準備したい場合は、法人e名刺を活用すると便利です。
まとめ
秋は展示会やイベントが増え、通常の営業活動よりも名刺交換の機会が多くなります。名刺切れによる機会損失を防ぐためにも、記載内容や在庫を確認し、参加する担当者ごとに必要な枚数を準備しておくことが大切です。
また、内容の修正や印刷、配送にかかる時間を考慮し、名刺は余裕を持って発注しましょう。法人e名刺なら、名刺データをWeb上で一元管理でき、必要なときに追加発注できます。
展示会に参加するスタッフや今後の出展予定も踏まえ、早めに名刺の準備を進めておきましょう。