名刺発注の課題は？効率化するためのポイントも紹介

by staff · 公開 2023年6月7日 · 更新済み 2023年12月27日

名刺は初対面の方への自己紹介に使うだけでなく、話題作りのきっかけにもなるなど、ビジネスシーンにおいては欠かせないものです。一方で名刺発注にあたっては、さまざまな課題があります。

そこでこの記事では名刺発注の主な課題とその解決方法について解説しています。名刺発注業務を担当している方向けの記事となっているため、ぜひ参考にしてください。

名刺の役割

ビジネスシーンにおいて名刺を交換することは一般的ですが、そもそもなぜ名刺を交換する必要があるのでしょうか？名刺の役割は簡単にいうと自己紹介をすることです。

また、相手が自分の所属部署の他の社員を知っていると「営業部所属ってことは●●さんご存知ですか？」と話題が広がるきっかけになる可能性もあるでしょう。口頭で名前を伝えるだけだと、時間が経つと忘れてしまう可能性がありますが、名刺があればそのような心配はありません。

名刺発注でよくある課題

ビジネスシーンにおいて欠かすことのできない名刺ですが、発注にあたっては担当者を悩ます課題が少なくありません。

ここでは名刺発注でよくある課題を紹介します。

印刷業者とのやり取りが手間になる

名刺を作成する場合、印刷業者に作成を依頼するケースが一般的です。しかし、この業者とのやりとりが手間になることがあります。

例えば、年度替りのタイミングは新入社員が入社するだけでなく、人事異動に伴い名刺の記載内容が変更となるため、大量の名刺を発注しなければなりません。印刷内容にミスがないように細心の注意を払いながら発注を依頼し、必要に応じて校正を行い、場合によっては修正依頼をすることとなります。

会社にとっては欠かせない作業だといえますが、時間も労力もかかる大変な作業です。

遠方の支店や拠点に名刺を送りたいがコストがかかる

企業によっては複数の支店や営業所を持っており、本社で受け取った名刺を各拠点に送らなければならないケースもあります。このような場合、発送に伴う業務負担が増えるほか、郵送費もかかってしまいます。

また支店で働いている社員にとっては、名刺が届くまでに時間がかかってしまうため、場合によっては古い名刺を使用しなければならないといった事態になるでしょう。名刺が届くのを待っている間に大切な商談が入る可能性もゼロではありません。

納品までに時間がかかる

名刺発注をしてから実際に手元に届くまでに時間がかかるケースもあります。名刺は、商談や新規顧客への営業など、必要なときに手元になければ意味がありません。そのため、できるだけ早く納品できるかどうかは企業にとって大きな課題だといえます。

コスト削減のために内製化したいが難しい

コスト削減や納品までの時間短縮のために、名刺作成を自社で内製化したいと考えている企業は少なくないでしょう。しかし、社内のプリンターを使って印刷すると、業者が作るように綺麗に印刷できない可能性があります。名刺は取引先に渡すものであるため、見た目が綺麗でないと相手にネガティブな印象を与える恐れがあります。そのため、内製化したくてもできないといった企業も多いでしょう。

印刷の最小基準が多すぎる

業者に名刺を発注する場合、最小基準が多すぎるということもあります。

例えば、最小基準が100枚からで、100枚単位での注文が原則というケースです。社員によっては「名刺は必要だけど100枚もいらない」というケースもあるでしょう。いつ名刺を渡す機会が訪れるかわからないため、名刺を多めに持っておくことは大切ですが、コスト面を考えると適切な量を発注できるかどうかは重要なポイントです。

名刺発注を効率化するならシステム・ツールを活用

名刺発注を効率よく行いたい場合、専用のシステム・ツールの利用がおすすめです。システムであれば、必要な情報をパソコンに入力すれば、あとはそのまま発注できます。

また、入力した内容をプレビューできるため、間違いがあればその場ですぐに修正できます。業者とのやりとりの回数を減らせるため、業務負担が大幅に軽減されるでしょう。

法人e名刺ならWebで簡単発注

ここでは、名刺発注を効率化したい方におすすめのサービスとして「法人e名刺」を紹介します。

法人e名刺とは、オンライン上で名刺を発注できる法人向けのサービスです。注文したい名刺を選んでクリックし、必要な情報を入力するだけなので簡単に名刺発注ができます。画面上でプレビュー確認ができ、情報の編集も行えます。名刺が必要な社員本人が自分で名刺情報を入力し、担当者が最終確認をするといった形にすることもできるため、担当者の業務負担軽減も可能です。

注文の翌営業日には発送可能であり、複数拠点への発送にも対応している点も大きな特徴だといえます。印刷の最小基準は50枚からとなっています。