新入社員研修の定番！名刺交換のマナーを解説

新入社員研修の定番ともいえるのが名刺交換の練習です。自分の名刺を持つのが初めてという場合、どのように交換すればいいのかわからない人も多いのではないでしょうか。

この記事では、名刺交換の手順やマナーについて解説しています。基本的なポイントを取り上げているため、名刺交換の経験がない方、慣れていない方はぜひ参考にしてください。

 

名刺交換の手順

名刺を交換する際の手順は以下の通りです。

 

・名刺交換の前に名刺を取り出しておく

・名刺を名刺入れの上にのせた状態にして両手で持つ

・相手の正面に立つ

・軽くお辞儀をして名刺を差し出し、社名・所属・自分の名前を伝える

・相手の名刺を両手で受け取る

 

以上が大まかな流れです。名刺交換をする際は、事前に名刺を取り出しておき、スムーズにできるようにしましょう。また、名刺を渡す際は相手が読みやすいように名刺の向きにも注意してください。また、名刺を差し出す際は相手の差し出す名刺よりも少し低い位置で差し出すことがポイントです。

受け取った名刺はすぐに名刺入れにしまうのではなく、名刺入れの上にのせて机に置いておきましょう。複数人と交換した場合は、名刺を席順に並べておけば名前を確認しやすくなります。

 

名刺交換で注意したいマナー

ここでは、名刺交換をする際に注意したい具体的なマナーを紹介します。名刺交換に慣れていない方やこれから社会人として仕事をする方などに役立つ基本的なポイントを取り上げているため、ぜひ参考にしてください。

 

交換は立って行う

名刺交換は基本的に立って行うものです。会議室に着席して、机越しに行うものではありません。そのため、一旦着席していても名刺交換をするとなったら立つようにしてください。また、ほかの人が交換しているときでも立っておくのがマナーです。

 

すぐに名刺を出せるようにしておく

名刺は事前に出しておくことがポイントであるため、すぐに取り出せるようにしておきましょう。例えば、カバンの取り出しやすい場所に名刺入れを入れておく、名刺交換がありそうであれば、事前に上着の内ポケットに名刺入れを入れておくなどしておくとスムーズです。相手を前にして名刺を探していると印象が良くありません。もちろん名刺交換がうまくできないからといって仕事が破談になるわけではありませんが、相手にいい印象を抱いてもらうことに損はないため、名刺交換もスムーズにできるようにしておきましょう。

 

立場が下の人から先に渡す

名刺交換をする際は、立場が下の人から先に渡すのが基本です。ここでいう立場が下の人とは、企業を訪問した側となります。そのため、訪問先では自分から名刺交換をするように行動しましょう。

 

同時交換のケースもある

名刺交換は同時に交換するケースもあります。これは上下関係にとらわれず、スムーズに名刺交換をするためです。このような場合、以下の順番で交換します。

 

・名刺交換の前に名刺を取り出しておく

・名刺を名刺入れの上にのせた状態にして両手で持つ

・右手で名刺を差し出す

・左手で相手の名を受け取る

・相手が自分の名刺を受け取ったことを確認したら右手を話して相手から受け取った名刺を両手で持つ

 

なお、この場合名刺入れは左手で持ち、名刺入れの上で名刺を受け取ることとなります。そのため、相手に名刺を渡す際は相手の名刺入れの上に名刺を置くような形で渡してください。

 

複数人の場合は上司から渡す

複数人と交換する場合は、役職の高い人から交換していくのがマナーです。もし相手の役職がわからなくても、相手も役職者から順に交換する前提でいるため、こちらが名刺交換を申し出れば立場が上の人が出てきてくれると考えてください。

また、こちらも相手も複数人である場合、役職が上の人同士で交換をスタートします。その後、相手側の役職者と自分が交換し、その後自分側の役職者と相手の担当者、最後に自分と相手の担当者が交換する流れです。

 

相手が先に渡してきた場合は一言添える

場合によっては相手が先に名刺を差し出してくるケースもあります。そのような場合、無理して先に自分の名刺を渡すのではなく、まずは相手の名刺を受け取ったうえで「申し遅れました」と一言添えて自分の名刺を渡しましょう。

 

名刺をしまうタイミング

名刺交換をしても、すぐに名刺をしまわないようにしましょう。しまうタイミングは商談が終わった時です。また、相手がしまうのを確認してから自分もしまってください。商談中は机の上に置いておきます。

また、しまう際は改めて「頂戴いたします」と一言加えることでより丁寧な印象を与えることができます。先にしまおうとすると、早く帰りたがっている印象を抱かれてしまうため注意してください。

 

名刺切れに注意

名刺切れはマナー違反とされています。そのため、営業職など名刺交換の機会が多いと名刺がすぐに切れる可能性があるため注意が必要です。また、残り枚数が少ない状態で、複数人と交換する場面が発生すると足りなくなる恐れがあります。

このような事態にならないためにも、商談前には名刺の枚数を確認し、必要に応じて補充することを習慣づけましょう。名刺の発注には時間がかかるため、スケジュールを確認し早めに対応することが大切です。

 

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まとめ

今回は名刺交換の手順やマナーについて解説しました。名刺交換は社会人として働くと必ずと言ってもいいくらい発生するものです。名刺交換の手順や細かいマナーなども少なくありません。名刺交換は初対面となる相手にいい印象を与えるチャンスとなるものです。新入社員のみなさんも今回の内容をぜひ参考にしてみてください。